Ohmega Account modules

Ohmega account is modulair opgebouwd, dit houdt in dat u de standaard boekhouding functionaliteiten kunt uitbreiden specifiek voor uw bedrijfsituatie.

Modules

• Facturatie
• Telebankieren
• Import
• Extra rapportages
• Activa registratie
• Project management
• Offerte / Order
• CRM Relatiebheer
• Voorraadbeheer
• Meerdere magazijnen
• Abonnementen registratie
• Kasverkoop
• Productie
• Storingsmodule
• Application server provider
• Koppeling met osCommerce

Facturatie

Met de facturatie module kunt u uw facturen aanmaken.
U doet dit aan de hand van uw artikelen bestand, met de hand ingevoerde factuurregels, of vanuit de projectadministratie-module.
Iedere factuurregel wijst u direct toe aan het juiste grootboek (indien deze nog niet is gekoppeld aan het artikel), zodat u uw boekhouding automatisch doet tijdens het factureren.
Indien u in het artikelen bestand, aan iedere artikel een grootboekrekening heeft toegewezen komt dit automatisch in de factuurregels.
Dagboek, grootboek en BTW-aangifte zijn bijgewerkt zonder dat u er iets voor hoeft te doen.
U drukt de factuur af op papier, op beeldscherm of naar het klembord, of u slaat het extern op.
Datum, factuurnummer, juiste verdeelsleutel voor de BTW, alles wordt "default" ingevoerd, maar u kunt handmatig wijzigen.
Indien u de factuur (of debiteur of order) aanvinkt als ' automatische incasso', wordt in de telebankiermodule, de incasso automatisch meegenomen.
terug naar boven

Telebankieren

Met de module voor telebankieren, betaalt u uw facturen zoals u met telebankieren gewend bent Met dit verschil dat als u een factuur aanwijst dat hij direct afgeboekt wordt; afgeboekt in het grootboek en uit de lijst van crediteuren. Het pakket is geschikt voor alle grote banken in Nederland en België.
Er wordt door Ohmega een mutatie bestand aangemaakt wat in het communicatiepakket van uw bank wordt geplaatst.

Betalen
U krijgt een lijst met facturen welke voor betaling in aanmerking komen. U deselecteert eventueel de facturen welke u nog niet wilt betalen en het bestand wordt aangemaakt.
De facturen worden afgeboekt als betaald en naar een rekening 'Betalingen onderweg' geboekt.

Incasso
Het zelfde gebeurt met automatische incasso, hier ontstaat een lijst met verkoopfacturen, welke staan aangemerkt als ' incasso'.
Ook dan wordt een bestand gegenereerd, wat naar uw bank gaat.
De facturen worden afgeboekt als betaald en naar een rekening 'Incasso onderweg' geboekt.

Inlezen
Ook kunt u uw mutaties van uw bank inlezen in Ohmega.
Indien bankrekeningnummer, factuurnummer en klantnummer zijn vermeld in de betaalopdracht, worden de juiste in- en verkoopfacturen automatisch afgeboekt en verwerkt.
Bij twijfel zet Ohmega de mutatie op een tussenrekening, welke direct handmatig gewijzigd kan worden.
terug naar boven

Import

Met de import module kunt u gegevens importeren vanuit andere pakketten, dus b.v. vanuit  uw oude boekhouding, of u kunt indien u met een ander pakket   factureert deze facturen simpel invoeren in de boekhouding van Ohmega.
Importeer mogelijkheden:

• Debiteuren/crediteuren
• Artikelenbestand
• Facturen (in- en verkoop)
• Memoriaal
• Grootboekschema
• Totaal stamgegevensbestand van een reeds bestaande Ohmega database.

Ohmega Account Pro

Deze module wordt standaard meegeleverd met alle Ohmega pakketten.
In het standaard pakket bevinden zich al een grote hoeveelheid rapporten:

• Deze module maakt het mogelijk de volgende rapporten te bekijken of af te drukken:
• ICV/ICL
• Aanmanen
• Betaalsnelheid
• Betaaloverzicht
• Eigen overzichten
• BTW lijsten (niet te verwarren met de aangifte, deze zit al in het standaard pakket)
• Audifile belastingdienst
• XML BTW
• Transitorium boekingen (winst op afwijkende maand)

Klik hier voor meer informatie over rapportages
terug naar boven

Activa registratie

Items welke worden afgeschreven worden hier ingevoerd.
Ook aangegeven wordt:

• De twee te muteren grootboekerekeningen
• Begin- en einddatum
• Beginwaarde
• Restwaarde

Verdere procedure:

• U klikt 'Afschrijven
• In de lijst met 'af te schrijven' items kunt u eventueel items deselecteren.
• U klikt 'OK' en alle afschrijvingen worden via een boekstuk automatisch verwerkt.
• Ohmega houdt volledig automatisch rekening met bovenstaande variabelen en de datum waarop u wilt afschrijven.

Projectadministratie

Voor het administreren van kleine (klussen) tot zeer grote projecten.

• Voorcalculatie
• Nacalculatie (realisatie versus budget)
• Urenregistratie via dagstaten en automatische toewijzing aan projecten
• Overzicht opbrengsten en kosten per project, medewerker of periode
• Automatische facturatie en verwerking in de boekhouding
• De projectadministratie is nu gekoppeld met
  Offerte/order.

Indien een order een project wordt, worden de gegevens van de order automatisch doorgesluisd naar het project, gegevens komen in de voorcalculatie.
Ook referentie en projectmanager worden automatisch mee genomen.
Zie verder offerte/order.
terug naar boven

Offerte / order

• Offerte aanmaak met behulp van ophalen artikelen en uurtarieven.
• Met één klik omzetten in een order
• Automatische facturatie
• Automatische verwerking in de boekhouding
• Offerte wordt aangemaakt.
• Offerte wordt gekoppeld aan relatie.
• Een offerte bestaan uit een voorblad, een calculatie en diverse bijlagen.

Eèn en ander wordt samengevoegd vanuit vaste tekstblokken, welke eenmalig geworden in gesteld en hergebruikt.
Tekstblokken kunnen worden gewijzigd, indien de offerte wordt aangenomen, wordt deze met een klik een order (opdracht bevestiging).
U schakelt over naar de order (opdracht bevestiging) om deze uit printen en te versturen.
Indien u gebruikt maakt van de projectadministratie, kunt u met een muisklik van een order een project maken.
terug naar boven

Relatiebeheer

Relatiebeheer stelt u in staat alle gegevens en communicatie met uw relaties te organiseren en overzichtelijk in ogenschouw te nemen.
Enkele mogelijkheden uit de module:

• Onbeperkt zelf te benoemen velden per relatie
• Post/telefoonregistratie
• Overzichten feedback
• Geschiedenis
• (E-)Mailing na sortering (op alle velden)
• Documentenopslag
• Koppeling met debiteuren/crediteuren

Voorraadbeheer

De module "Voorraadbeheer" is gekoppeld met offerte/order.
Maar u kunt ook los van de order, uw bestellingen aanmaken.
De bestelling wordt ingevoerd vanuit de artikelbestand en weggefaxt of gemaild.
Bij binnenkomst van de goederen worden het aantalen ingevoerd worden in de inslag.
Ingevoerde artikelen worden toegevoegd aan de voorraad en de openstaande backorder blijft zichtbaar.
Ook kunt u vanuit één of meer openstaande orders, automatische bestellingen aanmaken.
terug naar boven

Meerdere magazijnen

Binnen het voorraadbeheer is het mogelijk:

• Naast de hoofdvoorraad totaal aangeven hoveel zich in welk magazijn bevindt
• Inslaan na bestellen direct in het juiste magazijn
• Muteren met mutatiebonnen
• Alle submagazienen worden voortdurend getotaliseerd tot de totaalvoorraad
  terug naar boven

Abonnementenregistratie

De module "Abonnementenregistratie" is dient voor het bijhouden van bijv. onderhoudscontracten en andere, periodiek te factureren, terugkerende facetten.
Eenmalig wordt een abonnement aangemaakt met:
Zie afbeelding.
Factureren gebeurt automatisch.
U hoeft slechts te klikken "factureren" en de benodigde facturen worden aangemaakt, uitgeprint en automatisch verwerkt in de boekhouding.

• Grootboek is bijgewerkt
• BTW aangifte is bijgewerkt
• Facturen worden in openstaande posten aan de juiste debiteur toegewezen.

Meer bijzonderheden:

• Veranderde prijs op een bepaalde datum
• Vooraf/achteraf factureren
• Per week/maand/jaar
• Automatisch aanpassen factuurregel

Kassa verkoop

Module voor contante betalingen zonder factuur.
Te vergelijken met module Facturatie.
Echter geen debiteuren met openstaande posten, maar directe verwerking in het kasboek
In plaats van factuur, een kassabon.
Pin-chip betalingen worden verwerkt in Ontvangsten onderweg.
terug naar boven

Koppeling met osCommerce

Ohmega boekhouding en voorraadbeheer is nu ook gekoppeld met zeer veel gebruikte opensource webshop OS Commerce.
Synchroniseren met osCommerce houdt in, met één druk op de knop in de boekhouding zetten van:

• Nieuwe klanten
• Orders en/of

Daarna worden van de orders facturen (na)gemaakt en automatisch in de boekhouding verwerkt.
Deze facturatie kan per order (gecontroleerd) of masaal.

• Uitprinten factuur (optioneel)
• Uitprinten order (optioneel) voor magazijn
• BTW bijwerken
• W & V bijwerken
• Voorraad verlagen

Voor bestaande gebruikers van osCommerce of vanuit Ohmega koppelen met nieuw op te starten gebruik van osCommerce..

Het voorraadbeheer in Ohmega stelt u onder meer in staat automatisch te bestellen bij uw leveranciers/groothandels aan de hand van Min/max voorraad en minimum bestelhoeveelheden.

Indien gewenst kan Ohmega voor u de modules een aanpassingen maken welke u wenst.

Prijzen

Informatie osCommerce

Voor meer informatie kunt u op de osCommerce pagina zelf raadplegen.