Ohmega Account modules
Ohmega account is modulair opgebouwd, dit houdt in dat u de standaard boekhouding functionaliteiten kunt uitbreiden specifiek voor uw bedrijfsituatie.
Modules
Facturatie
Met de facturatie module kunt u uw facturen aanmaken.
U doet dit aan de hand van uw artikelen bestand, met de hand ingevoerde factuurregels, of vanuit de projectadministratie-module.
Iedere factuurregel wijst u direct toe aan het juiste grootboek (indien deze nog niet is gekoppeld aan het artikel), zodat u uw boekhouding automatisch doet tijdens het factureren.
Indien u in het artikelen bestand, aan iedere artikel een grootboekrekening heeft toegewezen komt dit automatisch in de factuurregels.
Dagboek, grootboek en BTW-aangifte zijn bijgewerkt zonder dat u er iets voor hoeft te doen.
U drukt de factuur af op papier, op beeldscherm of naar het klembord, of u slaat het extern op.
Datum, factuurnummer, juiste verdeelsleutel voor de BTW, alles wordt "default" ingevoerd, maar u kunt handmatig wijzigen (behalve factuurnummer).
Ook kan door de beheerder worden ingesteld dat facturen niet gewijzigd kunnen worden.
Indien u de factuur (of debiteur of order) aanvinkt als ' automatische incasso', wordt in de telebankiermodule, de incasso automatisch meegenomen.
terug naar boven
Telebankieren
Met de module voor telebankieren, betaalt u uw facturen zoals u met telebankieren gewend bent.
Met dit verschil dat als u een factuur aanwijst dat deze direct afgeboekt wordt; afgeboekt in het grootboek en uit de lijst van crediteuren.
Het pakket is geschikt voor alle grote banken in Nederland en België.
Er wordt door Ohmega een mutatie bestand aangemaakt wat in het communicatiepakket van uw bank wordt geplaatst.
Betalen
U krijgt een lijst met facturen welke voor betaling in aanmerking komen.
U deselecteert eventueel de facturen welke u nog niet wilt betalen en het bestand wordt aangemaakt.
De facturen worden afgeboekt als "betaald" en naar een rekening 'Betalingen onderweg' geboekt.
Het (CLIEOP3) bestand wordt in uw bankpakket op de juiste plaats gezet.
Incasso
Het zelfde gebeurt met automatische incasso, hier ontstaat een lijst met verkoopfacturen, welke staan aangemerkt als ' incasso'.
Ook dan wordt een bestand gegenereerd, wat naar uw bank gaat. (MT940)
De facturen worden afgeboekt als betaald en naar een rekening 'Incasso onderweg' geboekt.
Inlezen
Ook kunt u uw mutaties van uw bank inlezen in Ohmega.
Indien bankrekeningnummer, factuurnummer en klantnummer zijn vermeld in de betaalopdracht, worden de juiste in- en verkoopfacturen automatisch afgeboekt en verwerkt.
Bij twijfel zet Ohmega de mutatie op een tussenrekening, welke direct handmatig gewijzigd kan worden.
terug naar boven
Import
Met de import module kunt u gegevens importeren vanuit andere pakketten, dus b.v. vanuit uw oude boekhouding, of u kunt indien u met een ander pakket factureert deze facturen simpel invoeren in de boekhouding van Ohmega.
Importeer mogelijkheden:
- Debiteuren/crediteuren
- Artikelenbestand
- Facturen (in- en verkoop)
- Memoriaal
- Grootboekschema
- Totaal stamgegevensbestand van een reeds bestaande Ohmega database.
terug naar boven
Activa registratie
Items welke worden afgeschreven worden hier ingevoerd.
Ook aangegeven wordt:
- De twee te muteren grootboekerekeningen
- Begin- en einddatum
- Beginwaarde
- Restwaarde
Verdere procedure:
- U klikt 'Afschrijven
- In de lijst met 'af te schrijven' items kunt u eventueel items deselecteren.
- U klikt 'OK' en alle afschrijvingen worden via een boekstuk automatisch verwerkt.
- Ohmega houdt volledig automatisch rekening met bovenstaande variabelen en de datum waarop u wilt afschrijven.
terug naar boven
Projectadministratie
Voor het administreren van kleine (klussen) tot zeer grote projecten.
- Voorcalculatie
- Nacalculatie (realisatie versus budget)
- Urenregistratie via dagstaten en automatische toewijzing aan projecten
- Ook mogelijk op de minuut te registreren (Start/Stop) tijdens het werken.
- Overzicht opbrengsten en kosten per project, medewerker of periode
- Automatische facturatie en verwerking in de boekhouding
- De projectadministratie is nu gekoppeld met "
Offerte/order".
Indien een order een project wordt, worden de gegevens van de order automatisch doorgesluisd naar het project, gegevens komen in de voorcalculatie.
Ook referentie en projectmanager worden automatisch mee genomen.
Zie verder offerte/order.
terug naar boven
Offerte / order
- Offerte aanmaak met behulp van ophalen artikelen en uurtarieven.
- Met één klik omzetten in een order
- Automatische facturatie
- Automatische verwerking in de boekhouding
- Offerte wordt aangemaakt.
(Eventueel met staffelprijzen)
- Offerte wordt gekoppeld aan relatie.
- Een offerte bestaan uit een voorblad, een calculatie en diverse bijlagen.
Afdrukken naar MS-Word/PDF/E-mail, indien gewenst.
Indien u gebruikt maakt van de projectadministratie, kunt u met een muisklik van een order een project maken.
terug naar boven
Electronisch factureren
Ohmega is gekoppeld aan de server van Ingis .
Dit stelt u in staat te factureren op de moderne wijze.
Uw klant krijgt zijn facturen te zien na inloggen.
De facturen blijven bewaard en kunnen steeds weer worden ingezien.
Zie ook dit bericht.
Voor slechts € 0.30 per factuur gaat u betalen.
Dit in plaats van het papier, de postzegel en de werkzaamheden.
U verzendt nu honderden facturen met enkele muisklikken.
Relatiebeheer
Relatiebeheer stelt u in staat alle gegevens en communicatie met uw relaties te organiseren en overzichtelijk in ogenschouw te nemen.
Enkele mogelijkheden uit de module:
- Onbeperkt zelf te benoemen velden per relatie
- Post/telefoonregistratie
- Overzichten feedback
- Geschiedenis
- (E-)Mailing na sortering (op alle velden)
- Documentenopslag
- Koppeling met debiteuren/crediteuren
terug naar boven
Voorraadbeheer
Het voorraadbeheer begint met het artikelbestand.
Dit kan worden ingevoerd en/of worden geimporteerd vanuit een spreadsheet.
Mogelijke kenmerken van de artikelen:
- Code
- Omschrijving (voor op oreders en factuur)
- Bestelomschrijving
- Artikelgroep
- Leverancier
- Leveranciernummer
- Verkoopprijs (staffelprijzen)
- Inkoopprijs (staffelprijzen)
- Soort artikel /artikel voorraad/artikel geen voorraad/uursoort
- Omzet-grootboekrekening
- Voorraden op meerdere locaties
terug naar boven
Meerdere magazijnen
De module "Voorraadbeheer" is gekoppeld met offerte/order.
Maar u kunt ook los van de order, uw bestellingen aanmaken.
De bestelling wordt ingevoerd vanuit de artikelbestand en weggefaxt of gemaild.
Bij binnenkomst van de goederen worden het aantalen ingevoerd worden in de inslag.
Ingevoerde artikelen worden toegevoegd aan de voorraad en de openstaande backorder blijft zichtbaar.
Ook kunt u vanuit één of meer openstaande orders, automatische bestellingen aanmaken.
terug naar boven
Abonnementenregistratie
De module "Abonnementenregistratie" dient voor het bijhouden van bijv. abonnementen onderhoudscontracten en andere, periodiek te factureren, terugkerende facetten.
Ook uitstekend geschikt voor verenigingen van woningeigenaren.
Een en ander werkt via:
- Abonnementenadministratie
- Facturatie
- Automatische incasso of verwerken betalingen (eventueel via mt940-bestanden)
Eenmalig wordt een abonnement aangemaakt met de juiste bedragen en BTW-percentages.
Factureren gebeurt automatisch.
U hoeft slechts te klikken "factureren" en de benodigde facturen worden aangemaakt, uitgeprint en automatisch verwerkt in de boekhouding.
- Grootboek is bijgewerkt
- BTW aangifte is bijgewerkt
- Facturen worden in openstaande posten aan de juiste debiteur toegewezen.
- Facturen kunnen worden geprint, gefaxt of automatisch weggemaild als PDF-bijlage.
Of u kunt besluiten de facturen niet te versturen (bijv. VVE's)
Meer bijzonderheden:
- Verander de prijs "vanaf een bepaalde datum"
- Vooraf/achteraf factureren
- Per week/maand/jaar
- Automatisch aanpassen factuurregel
U kunt zelf in het abonnement variabelen aanbrengen, zodat elke maand een andere datum (Van-Tot) op de factuurregels verschijnt.
terug naar boven
Kassa verkoop
Module voor contante betalingen zonder factuur.
Te vergelijken met module Facturatie.
Echter geen debiteuren met openstaande posten, maar directe verwerking in het kasboek
In plaats van factuur, een kassabon.
Pin-chip betalingen worden verwerkt in Ontvangsten onderweg.
terug naar boven
Koppeling met osCommerce
Ohmega boekhouding en voorraadbeheer is nu ook gekoppeld met zeer veel gebruikte opensource webshop OS Commerce.
Zie verder
Telemarketing (callcenter)
Een totaalpakket op zich.
Enkele kenmerken:
- Import relaties/potentiele klantengroep
- Import eventueel gesorteerd op BIKcode
- Bellijst met eerstkomende terugbelactie bovenaan
- Automatische indeling bij geen gehoor, in terugbellijst
- Functie voor dringende terugbelacties
- Resultaten radiobuttongestuurd en exporteerbaar voor draaitabelanalyse
- Automatisch bellen door middel van klik op de relatie/belregel
- Directe koppeling met orderadministratie
- etc. etc.
|
Bel via Skype