Quick start Projecten en urenregistratie.

Om u zonder dat u het hele handboek moet doorworstelen, bekend te maken met de belangrijkste functies en werking van "Projectadministratie" hieronder een korte tour.
Het beste drukt u deze pagina's af.
Dan kunt u onderstaande acties eenvoudig doorlopen.

Doe deze snelcursus in het gegevensbestand boekhouddemo.df1
 
De volgende mogelijkheden zijn hieronder besproken:

• Aanmaken project
• Invoeren dagstaat (urenbriefje)
• Facturatie
• Urenteller (a la minuut de uren bijhouden)

In het calculatiescherm zien we de mogelijkheden van "Voor- en nacalculatie".
Tevens zien we de verschillende mogelijkheden van factureren.
We houden ons nu alleen bezig met de nacalculatie.
U zou deze hier kunnen invoeren, maar dat is moeizaam omdat u van project naar project zou moeten schakelen om alle uren en materialen aan de verschillende projecten toe te kunnen voegen.
We doen dit via de dagstaten.
Die kunnen door de werknemers zelf, of door de administratie worden gevuld.

Klik het menu "Projectadministratie - dagstaten".
Klik "Invoer" of typ de INS toets.
Medewerker p tab
Datum vandaag (alleen de dag invoeren, maand gaat van zelf)

Projectcode j (tab)
artikel 3 (tab)
Omschrijving wijzigen in "kabels getrokken" (tab tab)
Begintijd 0910 Eindtijd 11 (tab tab)

Projectcode m(tab)
artikel 5 (tab)
Omschrijving wijzigen in "Software geïnstalleerd" (tab tab)
Begintijd 1115 Eindtijd 1430 (tab tab)

Projectcode pie(tab)
artikel 5 (tab)
Omschrijving "Netwerk geïnstalleerd".
Aantal/uren 3.25 (tab tab)
( U kunt dus de begin en eindtijd invullen maar ook gelijk het aantal uren).

Projectcode pie(tab)
artikel ka(tab)
Omschrijving laat u staan (tab tab)
Aantal/uren 1 (stuks dus) (tab)
( U ziet, ook leveringen van materialen kunnen bijgevoegd worden in de dagstaat.).

Dan klikt u OK en gaat u een volgende dagstaat invullen van die dag en wel van medewerker van Zanten.
In de lege dagstaat vult u een d in, in medewerker (tab)
Datum, dezelfde als de vorige dagstaat.

Projectcode m(tab)
artikel 5 (tab)
Omschrijving "Cursus ochtend sessie" (tab)
Aantal/uren 4 (tab tab)

Projectcode pie (tab)
artikel 3(tab)
Omschrijving "Firewall en antivirus geïnstalleerd".
Aantal/uren 3.5 (tab)
Klik OK en Annuleer.
Ohmega gaat altijd klaar staan voor de volgende dagstaat. We willen stoppen,dus annuleren we het invoeren van de derde dagstaat.

Zo kunt u voor elke dag,voor elke medewerker een dagstaat invoeren.
Klik nu "Switch - Projecten (calc).
Blader dan door de projecten met de buttons met de kleine pijltjes en zie hoe de projecten gevuld zijn.

Bij de regels staat steeds NCCG (Nacalculatie gehele categorie geconsolideerd)
Dit betekent dat straks bij de facturatie, regels met de zelfde categorie (artikel/uursoort) worden samengevoegd tot één regel.
Zodat uw klant niet wordt opgezadeld met ellenlange facturen.
De details kunnen daarnaast worden uitgeprint in verschillende overzichten.
U kunt eventueel ook instellen dat de regels wel apart komen op de factuur. (NC)
Zie voor die instelling ook "Projectadministratie - diversen - instellingen - Factureren dagstaatregels"

Facturatie.

Klik nu het menu "Projectadministratie - Automatisch factureren".
Zet de datum twee dagen voorruit.
Verder niets veranderen. Ook het project laten we leeg.

Klik OK en u ziet de regels welke Ohmega wil gaan factureren.
Typ ctrl + a, zodat alle regels worden geselecteerd.
U kun eventueel regels DEselecteren welke u nog niet wilt factureren, maar dat doen we nu niet.
We laten alle regels geselecteerd staan en klikken OK.
Na de message "Klaar" klikt u op de button met het dollarteken"
Klik even vorige (kleine pijltje) en zie de twee facturen van vandaag.
Druk ze ook af op scherm.

Het project Jansen is niet gefactureerd, omdat dit project niet staat op "Automatisch factureren".
Ga naar dit project en klik daar "Factureren".

Urenteller.

Tevens bevat Ohmega een mogelijkheid om "real time" de dagstaten te vullen met werkzaamheden welke de medewerker zelf invult.
Dus eigenlijk tijdens het werk, eventueel kortdurende, werkzaamheden voor veel verschillende klanten snel te kunnen "starten en stoppen".

Klik "Projectadministratie - urenteller"
Hier ziet u drie rijen buttons.
-De medewerkers
-De projecten/klanten
-De urensoorten
De uursoort "Telefonische ondersteuning"is in de stamgegevens aangemerkt als "blok".
Dat wil zeggen dat dit niet per minuut gaat maar per stuk. Dit is bijv. voor advocatenkantoren welke met zesminutenblokjes werken, of voor helpdesktellingen.

Klik Annet, uren 30 en "Netwerk aanleggen bij firma Jansen.
Klik daarna "start"en wacht tot uw computertijd een minuut verder is.
Vul dan in het vak onder de knoppen bijv. "Rapport opgesteld".
Klik dan "stop".

Klik daarna op "Telefonische ondersteuning en op "doorlopende klant".
Klik dan "Start en gelijk weer ""Stop"
Laat aantal 1 staan en klik OK.

Sluit de urenteller met ctrl + F4
Klik "Projectadminstratie - dagstaten".
Zie de dagstaat van Annet. U ziet dat de door u ingevoerde omschrijving van de werkzaamheden de omschrijving van de uursoort hebben overschreven.

Klik ook eens in de dagstaat van Annet "Switch - projecten (cal).

In de urenteller kunnen eventueel ook meerdere medewerkers tegelijk werken.

Bekijk ook eens de overzichten in " Projectadministratie - overzichten".
Druk ze af op scherm.
"Bijlage bij factuur" geeft de details van de projectregels, welke op de factuur eventueel verloren zijn gegaan door het consolideren.